Was bringt eine digitale Personalplanung?

30.11.2021
−Foto: https://www.niederlausitz-aktuell.de/brandenburg/90305/einfach-online-schichten-und-personal-planen.html

Profitieren Sie von den vielen Vorteilen einer digitalen Personalplanung. Wir erklären Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.

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Vorteile digitaler Personalplanung

Die Erarbeitung und Verwaltung von Schichtplänen sorgt bei den zuständigen Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens für einen hohen Verwaltungsaufwand und umfangreiche Prozeduren. Bei der Planung müssen diverse Vereinbarungen, Wünsche und Vorschriften beachtet werden. Doch es geht auch entspannter: Eine digitale Personalplanung vereinfacht den Prozess der Personalplanung und sorgt dafür, dass auch die Mitarbeiter zufriedener sind. Wir erklären Ihnen im Folgenden die vielen Vorteile.

Effiziente Personaleinsatzplanung durch Digitalisierung

Wer die Personalplanung via Excel oder sogar auf dem Papier erledigt, der ist oft frustriert von den umständlichen und fehleranfälligen Listen. Es muss mit einer Zettelwirtschaft gearbeitet werden und eine zeitintensive Kommunikation via E-Mail oder Telefon machen die Schichtplanung zu einer sehr undankbaren Aufgabe.

Dabei kann die digitale Personaleinsatzplanung das alles deutlich vereinfachen. So finden Sie auf der Seite Papershift.com ein passendes Onlinetool, mit dem die Schichten online unter Einhaltung der Mitarbeiterwünsche in kurzer Zeit erstellt werden können. Das vereinfacht den Prozess in allen Bereichen.

Flexibilität & Automatisierung

Ist das Online-Programm einmal auf die eigenen Bedürfnisse eingestellt, werden die Daten automatisch verarbeitet. Dazu zählen auch Informationen, wann es zu Nachfragespitzen oder Tälern kommt sowie für welche Aufgaben dringend Mitarbeiter benötigt werden. Das alles bekommen Sie angezeigt und können anschließend, unter Einbehaltung der verfügbaren Mitarbeiter und Stundenkontingente, die Schichten planen. Zudem kann sehr flexibel auf plötzliche Änderungen reagiert werden.

Zeitersparnis

Der größte Vorteil einer digitalen Personalplanung ist sicherlich die Zeitersparnis: Online-Tools sind intuitiv bedienbar und nehmen Ihnen die Erstellung des Schichtplans fast komplett ab. Zudem können auch die Mitarbeiter in diesen Prozess eingebunden werden, was die Kommunikation deutlich vereinfacht. Statt bei einer freien Schicht diverse Mitarbeiter anzurufen, können in der digitalen Variante einfach Schichten freigegeben werden, auf die sich die Mitarbeiter dann bewerben.

Besserer Überblick

In selbst erstellten Tabellen oder Plänen kann man leicht die Übersicht verlieren. Digitale Lösung sind stattdessen dafür konzipiert, dem Planer auf einen Blick darzustellen, ob alle Schichten besetzt und welche Mitarbeiter noch verfügbar sind. Mögliche Konflikte werden Ihnen gleich online dargestellt und Änderungen sind in Echtzeit sichtbar. Auch die Mitarbeiter profitieren von dieser transparenteren Lösung.

Weniger Fehler

Die Schichtplanung ist ein relativ komplexer Prozess, bei dem unterschiedlichste Faktoren berücksichtigt werden müssen. Das sorgt für eine hohe Fehleranfälligkeit, vor allem wenn die Schichtpläne händisch geführt werden. Planungsfehler lassen sich nur mühsam identifizieren und anschließend wieder beheben. Bei digitalen Lösungen werden Probleme in der Planung durch das System kenntlich gemacht. Das vermeidet Doppelbelegungen oder den Einsatz, eines sich im Urlaub befindenden Mitarbeiters.

Vereinfachte Kommunikation

Sparen Sie sich diverse Telefonate, E-Mails und Nachrichten: Online wird auf einen Blick angezeigt, wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Das sorgt für kurze und einfache Kommunikationswege. Bei der Veröffentlichung eines Schichtplans wird zudem jeder Mitarbeiter automatisch informiert. Sehr flexible Mitarbeiter können sich auch auf Schichten bewerben, was die Arbeitszeitgestaltung deutlich zeitgemäßer macht.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Als Mitarbeiter möchte man mitbestimmen und an Planungen beteiligt sein. Durch eine digitale Personalplanung werden alle Angestellten mit einbezogen, was zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit beiträgt. Eine offene Kommunikation ist besonders wichtig, so können geplante Schichten kommentiert werden und offene Fragen werden schnell beantwortet. Ebenso können sich die Mitarbeiter ihre Einsätze, je nach Präferenz, selbst zusammenstellen.

Datenschutz

Ein Dienstplan muss strenge Datenschutzregeln einhalten, denn zahlreiche persönliche Daten wie Name, Adresse, Arbeitszeiten, Kranken- sowie Urlaubstage werden angezeigt. Diese Daten müssen geschützt werden und dürfen für die anderen Mitarbeiter nicht zugänglich sein. Softwarelösungen gewähren den Mitarbeitern immer nur Zugang zum eigenen Dienstplan, ohne dass sie Einblick in die Daten der anderen Angestellten haben. Sensible Daten bleiben so geschützt und Sie halten die aktuellen Vorschriften ein.

Arbeitsrechtliche Anforderungen

Falsche Gehaltsabrechnungen, fehlerhafte Überstunden oder nicht beachtete Ruhezeiten: Durch eine digitale Lösung können alle arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Alle Überstunden werden korrekt und inklusive eines möglichen Nacht- oder Feiertagszuschlag abgerechnet und auch die Ruhezeiten werden automatisch eingehalten.

Schauen Sie nach einer passenden Software für die digitale Personalplanung und profitieren Sie von den vielen Vorteilen. So sparen Sie Zeit sowie Geld und schaffen freie Ressourcen für wichtigere Dinge.