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Noch vor wenigen Jahren war es der Standard, dass Dokumente und Verträge zwecks Unterzeichnung manuell und von Hand unterschrieben werden musste. Und selbst heute ist es in vielen Unternehmen nach wie vor der gelebte Standard in Deutschland. Und das, obwohl es mittlerweile sehr viel bessere und für den Unternehmer auch lohnenswert Alternativen auf dem Markt gibt. Denn das digitale Zeitalter ist langsam auch in unserem Land angekommen. Es handelt sich um eine elektronische Signatur. Und wir haben uns mit der Thematik auseinandergesetzt, weswegen es für Unternehmen sinnvoll ist, eine elektronische Signatursoftware einzusetzen. Nachfolgend unsere 5 Gründe hierfür in einer kurzen Zusammenfassung:
Mit der elektronischen Signaturkarte ist sofort eine Reduktion von Bürokratie im täglichen Büroalltag möglich. Und das nicht nur in geringem Maße, sondern sogar erheblich. Sehr viele Tätigkeiten fallen hierbei weg, ohne die man bisher nicht ausgekommen ist. Der Unternehmer muss keine lästigen Scanarbeiten mehr durchführen. In den meisten Fällen kann er sogar auf den Ausdruck der Dokumente und Verträge komplett verzichten. Da die mit einer e-Signatur versehenen Unterlagen direkt in einer Cloud abgespeichert werden. Auch Postwege werden mit sofortiger Wirkung erspart. Denn ein dringender Vertrag muss nicht erst tagelang mit der Post unterwegs sein, ehe er unterzeichnet wieder zurück beim Absender ist. Sondern dieser Vorgang kann auf einen Zeitrahmen von nur wenigen Minuten verkürzt werden. Oftmals geht es sogar bereits binnen weniger Sekunden.
Es spart Geld
Die Finanzen sind selbstverständlich auch immer ein sehr wichtiger Aspekt für jeden Unternehmer. Und durch den Umstieg auf eine digitale Signatur lässt sich gleich in mehreren Punkten mehr Geld einsparen. Alleine in Bezug auf die zurückgehende Bürokratie. Unzählige Ausdrucke fallen weg, der Scanner wird geschont und der Verbrauch von Druckerpatronen reduziert sich auf ein Minimum. Postkosten fallen weg und man benötigt langfristig gesehen auch weniger Personaleinsatz für diese Tätigkeiten, die man sonst unter Umständen vergüten müsste. Und durch die enorme Geschwindigkeit mit der sich wichtige Verträge unterzeichnen lassen, ist man gegenüber Mitbewerbern in manchen Fällen auch im entscheidenden Vorteil. Auch das wiederum kann für lukrative finanzielle Verdienste sorgen.
Unterzeichnungen sind flexibel und ortsungebunden möglich
Auch hierbei handelt es sich um einen sehr wichtigen und gelungenen Punkt bei der Verwendung einer E-Signaturkarte. Sowohl für den Unternehmer als auch für den Empfänger der Verträge oder der wichtigen Dokumente. Es ist niemand mehr gezwungen die Unterschrift in einem Büro und zu bestimmten Uhrzeiten zu erledigen. Ganz egal, ob Büro, Wohnzimmer oder am Strand im Urlaub. Wann immer ein Dokument unterzeichnet werden muss, kann es von unterwegs online versandt werden. Und der Empfänger kann es direkt unterzeichnen. Auch auf Unterzeichnerseite ist es nicht von Bedeutung, an welchem Ort dieser Welt er sich gerade befindet. Das ermöglicht für alle Parteien ein extrem komfortables und vor allen Dingen auch ein flexibles Arbeiten. Und das völlig ortsungebunden.
Mit der (digitalen) Zeit gehen und nicht stehen bleiben
Die Welt verändert sich global und sie dreht sich immer weiter. Die Erfindung von Papier seinerzeit war legendär. Und mit einem Stift konnte man Dokumente unterzeichnen. Doch da sich die besagte Welt weiterdreht, ging und geht auch die Entwicklung immer weiter und die Digitalisierung hat Einzug gehalten. In sehr vielen Lebensbereichen sogar. Und für ein erfolgreiches Unternehmen ist es daher auch wichtig immer mit der Zeit zu gehen und modern oder aktuell zu bleiben. Es verschafft eindeutig einen positiveren Eindruck für die Kunden und Geschäftspartner, wenn man „up to date“ ist. Und der Postweg für den Versand der Dokumente, der war gestern. Heute nutzen wir eine elektronische Signaturkarte.
Die elektronische Signatur ist rechtskonform und sicher
Verständlicherweise machen sich manche verunsicherte Unternehmer Sorgen darüber, ob denn diese Art von Unterzeichnung auch rechtssicher abläuft. Die Antwort ist ein klares: Ja!
Um diese Rechtssicherheit gewährleisten zu können, müssen grundlegende Voraussetzungen der Anbieter erfüllt werden. Das tun die zugelassenen Betreiber. Und damit gilt eine auf diesem Weg getätigte Unterzeichnung gleichwertig mit der einer handgeschriebenen Unterschrift. Das alles ist gesetzlich im Signaturgesetz geregelt sowie im sogenannten eIDAS. Letzteres ist eine europäische Norm für elektronische Signaturen und gilt innerhalb des gesamten EU-Raums. Daher braucht sich in diesem Zusammenhang kein Unternehmer heutzutage mehr davor zu fürchten, dass die E-Signatur nicht rechtsverbindlich und sicher sein könnte.
Fazit
Die Verwendung einer elektronischen Signatur ist für Unternehmen in sehr vielen Punkten und Bereichen sehr wichtig und lohnenswert. Damit lässt sich eine Menge Zeit und Geld für den Unternehmer einsparen. Und zugleich beweist man den Kunden und Mitarbeitern damit, dass man bereits dazu ist mit der Zeit zu gehen und auch in Deutschland das digitale Zeitalter weiter nach vorne zu führen.
