Digitale Zeiterfassung - Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter❗

22.12.2021
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Digitale Zeiterfassung: Was versteht man unter digitaler Zeiterfassung❓ Worauf bei der Auswahl der Software achten❓ Gute Gründe der digitalen Zeiterfassung ✔️

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Digitale Zeiterfassung - Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter

Unternehmen stehen früher oder später vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Dies dient nicht nur der Erfüllung der bestehenden arbeitsrechtlichen Vorschriften und spielt bei der Erstellung der Entgeltabrechnung eine Rolle, sondern kann auch zu einer höheren Produktivität beitragen. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag verraten, worum es sich bei der digitalen Zeiterfassung handelt und worauf man bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten sollte.

Was versteht man unter digitaler Zeiterfassung?

Die Erfassung der Arbeitszeiten stellt in vielen Unternehmen ein unverzichtbares Instrument für die Personalplanung dar. Darüber hinaus lassen sich die Arbeitsabläufe eines Unternehmens durch regelmäßige Auswertungen optimieren und auch die Produktivität der Mitarbeiter kann durch ein digitales Zeiterfassungssystem gesteigert werden.

In der Regel erfolgt die Zeiterfassung der Mitarbeiter stationär, wobei sich die Mitarbeiter an einem Computer oder einem Terminal anmelden und am Ende eines Arbeitstages wieder abmelden müssen. Die An- und Abmeldung funktioniert dabei je nach System per Chipkarte, Fingerabdruck oder durch die Eingabe von Daten.

Allerdings ist diese in der heutigen Zeit nicht mehr zeitgemäß, denn mittlerweile existieren auch mobile Apps zur Zeiterfassung. Diese sind auf nahezu sämtlichen Smartphones und Tablets lauffähig, wobei einige Lösungen auf einem SMS- oder Anruf-System basieren. Und darüber hinaus existieren auch einige Anwendungen, bei denen sich die Mitarbeiter mithilfe einer PIN, biometrischer Daten, einem TAN-Verfahren oder einem RFID-Chip identifizieren kann.

Worauf bei der Auswahl der Software achten?

Bei der Auswahl einer Software zur Zeiterfassung sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Um eine passende Lösung für Ihre Unternehmen zu finden, sollten Sie sich dabei zu Beginn die folgenden Fragen beantworten:

  • Welche Daten sollten genau erfasst werden? Erfolgt lediglich eine Erfassung der regulären Zeiten oder sollen zudem auch Überstunden berücksichtigt werden.
  • Welche Erkenntnisse sollen durch die Erfassung gewonnen werden? Was für Auswertungen sollen mit den Daten erfolgen?
  • Wie hoch ist das Budget für die Implementierung und die Pflege des Zeiterfassungssystems

Darüber hinaus sollten bei der Entscheidung für eine Software allerdings auch die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

  • Über welche Geräte soll die Zeiterfassung erfolgen?
  • Maximale Dauer einer Zeiterfassung?
  • Was für Zeitintervalle sollen in der Software abgebildet werden?
  • Soll die Software die Ortung von Mitarbeitern ermöglichen und Aufgaben erfassen?
  • Was soll sonst noch erfasst werden?
  • Wie sollten die Daten mit den eigenen Servern synchronisiert werden?
  • Können Zeiten auch ohne eine bestehende Internetverbindung erfasst werden?
  • Was für Schnittstellen soll die Zeiterfassungs-Software unterstützen?

Eine App, die all die zuvor genannten Funktionen vereint, ist der Dienstplaner von Papershift.com, welcher für fast alle mobilen Endgeräte verfügbar ist.  

Gute Gründe der digitalen Zeiterfassung für das Unternehmen

Für Unternehmen gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung sprechen.

  • Die digitale Arbeitszeiterfassung ist deutlich effizienter als die Erfassung mithilfe von Stundenzetteln.
  • Bei der mobilen Erfassung von Arbeitszeiten kommt es deutlich seltener zu Fehlern als bei einer manuellen Erfassung der Zeiten.
  • Die meisten Apps zur Arbeitszeiterfassung speichern die Daten lokal und senden diese automatisch an die IT des Unternehmens, sofern eine Internetverbindung besteht.
  • Der Großteil der verfügbaren Zeiterfassungsapps kann auf jedem mobilen Gerät installiert werden.
  • Viele Apps für mobile Geräte sind dazu in der Lage, den Standort eines Mitarbeiters zu orten und diesen für eine bessere Kontrolle an das Unternehmen zu übertragen.
  • Sämtliche Daten stehen dem Unternehmen ohne Verzögerung für Auswertungen zur Verfügung.

Für die Mitarbeiter ist die mobile Zeitplanung auch lohnenswert

Auch die Mitarbeiter eines Unternehmens können von der Einführung einer mobilen Software zur Zeiterfassung profitieren:

  • Die Mitarbeiter können immer und überall ihre Arbeitszeiten erfassen
  • Die Bedienung einer App zur Erfassung der Arbeitszeiten ist selbstverständlich
  • Die Apps zur Erfassung der Arbeitszeiten sind vorkonfiguriert und können im Anschluss an die Einrichtung direkt genutzt werden
  • Häufig tragen Apps zur Erfassung der Arbeitszeit zu einer höheren Produktivität bei