29.10.2018, 13:43 Uhr

Mehr Überblick – mehr Bürgerservice Ausländeramt am Landratsamt Schwandorf stellt auf digitale Aktenführung um

Landrat Thomas Ebeling (links) und IT-Experte Georg Hoffmann (rechts) sind von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt. Im Rahmen des aktuellen Projekts wurden im Ausländeramt schränkeweise Akten eingescannt. Über die neuen Möglichkeiten freuen sich auch die Abteilungsleiterin Maria Zweck (Mitte) und ihre Mitarbeiterinnen (von links) Claudia Dauerer und Angelika Obermeier. (Foto: Pressestelle LRA Schwandorf)Landrat Thomas Ebeling (links) und IT-Experte Georg Hoffmann (rechts) sind von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt. Im Rahmen des aktuellen Projekts wurden im Ausländeramt schränkeweise Akten eingescannt. Über die neuen Möglichkeiten freuen sich auch die Abteilungsleiterin Maria Zweck (Mitte) und ihre Mitarbeiterinnen (von links) Claudia Dauerer und Angelika Obermeier. (Foto: Pressestelle LRA Schwandorf)

Die Arbeit einer Ausländerbehörde wird in Zeiten globaler Migrationsströme anspruchsvoller. Besonders herausfordernd ist dabei die Organisation und Verwaltung der stetig steigenden Dokumentenmenge. Bescheide, Anordnungen, Gerichtsbeschlüsse und sonstige Schriftstücke: Täglich beschäftigen sich Sachbearbeiter mit Dokumenten aller Art, um sich ein Bild über die Lebensumstände der Asylsuchenden zu verschaffen. Die digitale Ausländerakte hilft ihnen dabei – jetzt auch im Ausländeramt im Landratsamt Schwandorf.

LANDKREIS SCHWANDORF Der Abschied vom Papier, der von Landrat Thomas Ebeling seit seinem Amtsantritt unterstützt und vorangetrieben wird, erfolgt in Schwandorf etappen- bzw. amtsweise. Immer mehr Anwendungen aus unterschiedlichen Fachbereichen werden angebunden. Dieses Jahr nahm das Landratsamt ein umfangreiches Projekt in Angriff – die Umstellung auf die digitale Aktenführung im Ausländeramt. „Die Mitarbeiter äußerten vermehrt den Wunsch, alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben, um noch effektiver arbeiten zu können“, erklärt Projektleiter Georg Hoffmann von der EDV-Stelle. Vor allem eine einfache Ablage von elektronischen Dokumenten wie Bescheide oder Mails sollte dabei ermöglicht werden. „Das Ausdrucken und Abheften stellte aus unserer Sicht einen unnötigen Mehraufwand dar. Gerade im Hinblick auf die stetig steigende Daten- und Informationsmenge wollten wir durch die Umstellung eine Effizienzsteigerung im Ausländeramt erreichen und unseren Kundenservice nachhaltig verbessern“. Seit fast 20 Jahren wird im Ausländeramt mit Fachverfahren gearbeitet. Um die Voraussetzungen für die Implementierung von Unterlagen zu schaffen, wurde ein Modul Digitales Archiv geschaffen, das die Kontrolle über die Dokumentenablage übernimmt. „Flüssiger Ablauf und möglichst wenig Verzögerungen im Dienstbetrieb waren unsere Arbeitsziele“, so Hoffmann. „Aus diesem Grund haben wir versucht, alle notwendigen Programmupdates am frühen Morgen oder nach Feierabend durchzuführen“.

Insgesamt nahm die Umsetzung rund drei Monate in Anspruch. Sie wurde per Fernwartung aus der Entwicklung heraus geleistet. Vor Ort wurde eine Schulung der Mitarbeiter durchgeführt. „Unsere Kollegen aus der IT haben sehr eng mit den Software-Spezialisten der Programmentwickler zusammengearbeitet. Gemeinsam konnten wir erreichen, dass alle Anpassungen, die sich nach dem ersten Aufsetzen der Schnittstellenlösung aus der Praxis ergeben haben, relativ schnell umgesetzt werden konnten. Jetzt läuft die Lösung stabil“. Aktuell steht im Ausländeramt die Digitalisierung der Altakten zu durchsuchbaren PDF-Dateien an. Schon vor dem Scannen werden alle Dokumente über eine Kategorisierung im Fachverfahren erfasst. Dadurch wird gewährleistet, dass sie anschließend über eine Fallsuche nach Kategorien schnell wieder gefunden und über eine Schnittstelle überführt werden können. So kann ein einfacher Import in die bereits vorhandene Akte erfolgen und die Sachbearbeiter haben die Möglichkeit, die einzeln eingereichten Papierdokumente direkt am Arbeitsplatz einzuscannen und der digitalen Akte hinzufügen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die digitale Akte– Zugriffsberechtigung vorausgesetzt – auch an Arbeitsplätzen, an denen kein Fachverfahren zur Verfügung steht, eingesehen werden kann. Ein mobiler Zugriff ist ebenfalls möglich. „Ein Blick in das digitale Archiv zeigt alle Dokumente, egal ob Mails, Bescheide, Altakten oder Bilder. Dadurch fällt es unseren Mitarbeitern leichter, Zusammenhänge nachzuvollziehen und letzten Endes eine konkrete Entscheidung treffen zu können.“

Im nächsten Jahr sollen im Landratsamt weitere Schritte zur Digitalisierung gegangen werden. Landrat Thomas Ebeling sieht das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. „E-Government wird im Endausbau bedeuten, dass immer mehr die Daten, aber nicht die Bürger laufen und immer mehr Behördenkontakte über das Internet abgewickelt werden können“, gab sich der Landrat überzeugt.


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