12.07.2018, 14:54 Uhr

Posteingang wird digitalisiert Das Schwandorfer Landratsamt setzt auf papierloses Arbeiten

Die IT-Experten Rainer Singer und Georg Hoffmann sowie Landrat Thomas Ebeling sind von den Vorteilen der Internettechnologie und der Digitalisierung überzeugt und machen große Schritte in Richtung papierloser Verwaltung. (Foto: Pressestelle LRA Schwandorf)Die IT-Experten Rainer Singer und Georg Hoffmann sowie Landrat Thomas Ebeling sind von den Vorteilen der Internettechnologie und der Digitalisierung überzeugt und machen große Schritte in Richtung papierloser Verwaltung. (Foto: Pressestelle LRA Schwandorf)

Zwei Jahre nach seinem Amtsantritt pflanzte Landrat Thomas Ebeling im Mai 2016 vor dem Landratsamt eine Winterlinde, den damaligen Baum des Jahres, als Sinnbild für erzielte Einsparungen beim Papierverbrauch. Aktueller Anlass waren die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes und die Digitalisierung in zahlreichen Bereichen. Mittlerweile ist das Landratsamt auf einem guten Weg zum vollständigen E-Government. Besonders zu spüren ist das auch in der Zulassungsstelle, in der Posteingangsstelle und in der Registratur. Digitale Archive statt analoger Aktenberge sind das Gebot der Stunde.

LANDKREIS SCHWANDORF Auch aus Platzgründen ergab sich in der Kreisbehörde die Notwendigkeit, die enormen Aktenbestände mit Hilfe einer Softwarelösung zu digitalisieren. Anfängliche Skepsis, die mit jeder Neuerung verbunden ist, wich bald der Begeisterung über die zahlreichen Vorteile der neuen digitalen Verwaltungslösung. Speziell in der Kfz-Zulassungsstelle stapelten sich im Laufe der Jahre und angesichts von über 150.000 im Umlauf befindlicher Fahrzeugen die Akten und Unterlagen. Entsprechend war eine Lösung erforderlich, die auf Dauer eine Verwendung von Aktenrondellen sowie deckenhohen Regalkonstruktionen im Landratsamt verzichtbar machen und das Archiv der Verwaltung nachhaltig entlasten sollte. Bereits im Jahr 2004 wurde die Umstellung angegangen. „Anfangs ging es nur darum, eine alternative Archivierungsmöglichkeit für die Flut von Ordnern und Dokumenten zu finden, die sich in der Zulassungsstelle angehäuft haben“, meint Georg Hoffmann, Mitarbeiter der IT im Landratsamt Schwandorf und seit vielen Jahren zuständig für die IT-Infrastruktur in der kommunalen Verwaltung. „Doch bald gingen die Anforderungen über die bloße Ablage hinaus und die Nachfrage nach einem vollumfänglichen Dokumentenmanagement-System, auch in den anderen Abteilungen, wuchs beständig.“ Nur kurze Zeit, nachdem die Digitalisierung des gesamten Archivs der Kfz-Zulassungsstelle vollständig abgeschlossen war, meldete das Gesundheitsamt ebenfalls Bedarf an. Auch hier ging es darum, aus einem Wirrwarr der Dokumente Ordnung herzustellen“, so Hoffmann.

Auch in den Fachbereichen Jagd- und Waffenrecht sowie Ordnungswidrigkeiten und Fischereiwesen profitieren Nutzer von der gefundenen Systemlösung. Da es sich dabei um eine im gesamten Landratsamt einheitliche Akte handelt, die am Ende durch sämtliche Mitarbeiter datenschutzgerecht genutzt werden soll, ist die Digitalisierung ein fortwährender Prozess, für den ein Abschluss bis zum Jahr 2020 vorgesehen ist. Die Einführung der neuen Prozesse geht mit Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einher, denen eine gewisse Einarbeitungszeit zugestanden werden muss. Inzwischen sind die Amtsangehörigen aber überzeugt, dass vernünftige Softwarelösungen gefunden wurden und es eine Rückkehr zu den Papierbergen und zahllosen Aktendeckeln aus früheren Tagen nicht mehr geben wird.

Einführung des digitalen Posteingangs

Als 2017 die Schriftgutverwaltung auf mehrere Fachbereiche des Landratsamtes ausgebaut wurde, folgte der konsequente nächste Schritt zu noch mehr Verwaltungseffizienz: die Digitalisierung des Posteingangs mit leistungsfähigen Netzwerkscannern. Dabei wurden die Netzwerkscanner unterschiedlicher Anbieter getestet. Ein weiterer Vorteil ist die sofortige Verfügbarkeit. Ob digitale Poststücke, Briefe oder Faxe: Alle Dokumente werden vom Scanner aus direkt in das Dateisystem überführt und anschließend im Archivbereich abgelegt. Somit stehen die Informationen allen berechtigten Nutzern im Netzwerk zur Verfügung und können so auf einfache Weise noch schneller verteilt, bearbeitet und archiviert werden.

Die neuen Scanner, die mittlerweile ihren festen Platz in der Posteingangsstelle und einigen Abteilungen des Landratsamtes eingenommen haben, kommen bei den Verwaltungsmitarbeitern sehr gut an. „Zeitersparnis, Flexibilität und PC-Unabhängigkeit sind für uns die wichtigsten Vorteile der neuen Lösung“, fasst Hoffmann zusammen. „Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist aus unserer Sicht angemessen. Unser Ziel ist es, den kompletten Posteingang künftig digital zu organisieren und uns trotz der noch zum Teil hybriden Aktenführung immer weiter in Richtung papierlose Verwaltung zu bewegen.“

Landrat Thomas Ebeling, der den Umbau zur digitalen Verwaltung vom ersten Tag an vorantreibt und längst keinen Papierkalender mehr braucht, sieht das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. „E-Government wird im Endausbau bedeuten, dass immer mehr die Daten, aber nicht die Bürger laufen und immer mehr Behördenkontakte über das Internet abgewickelt werden können“, gab sich der Landrat überzeugt, der nicht nur den wegemäßigen Vorteil sieht, sondern auch die zeitliche Freiheit, normale Behördengänge rund um die Uhr einfach, schnell und sicher von zu Hause aus betreiben zu können.


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