21.08.2020, 11:29 Uhr

Im Landratsamt Virtuelles Bürgerbüro – „als wäre man direkt vor Ort“


„Es ist einfach. Man hat eine hohe Beratungsqualität, weil der Berater einfach da ist.“ – Das kurze Fazit von Regensburgs Landrätin Tanja Schweiger bringt es auf den Punkt: Als erste Kommunalbehörde hat das Landratsamt Regensburg ein virtuelles Bürgerbüro eingeführt.

Landkreis Regensburg. In vorerst fünf Fachbereichen können die Bürger mit den jeweiligen Sachbearbeitern mit einem „Maus-Klick auf der Homepage“ per Videokonferenz in Kontakt treten – auch wenn sich dieser im Home Office befindet. Entwickelt wurde die Lösung von der SWS Computersysteme AG, einem großen ostbayerischen Systemhaus mit über 170 Spezialisten, gemeinsam mit der IT-Abteilung und den Sachbearbeitern des Landratsamtes. Das virtuelle Bürgerbüro überwindet die Einschränkungen durch die Corona-Pandemie und wirkt dem so genannten Bürgerstau entgegen.

Bislang war die Online-Erreichbarkeit von Behörden zwar Thema, aber prinzipiell in einer sehr niedrigen Ausbau- und Effizienzstufe. Das wurde in der Corona-Pandemie mit Ämterschließungen und weiteren Einschränkungen noch deutlicher. Das im niederbayerischen Hauzenberg sitzende IT Systemhaus SWS Computersysteme AG mit Zweigbetrieben in Regensburg und Nürnberg hat auf Basis einer ausgereiften Technologie für Videokonferenzen (Cisco Webex) eine individuelle Softwarelösung für das Landratsamt Regensburg entwickelt, die es dem Bürger und dem Sachbearbeiter ermöglicht, in einer personalisierten Videokonferenz unkompliziert den Behördengang abzuwickeln. Teilen von Inhalten wie Bebauungsplänen, Urkunden oder Kalkulationen, das gemeinsame Ausfüllen von Dokumenten und – in der nächsten Ausbaustufe – das digitale Signieren von Formularen ist bequem von zu Hause aus möglich. Der Behördenmitarbeiter kann sowohl vom Arbeitsplatz wie auch aus dem Home Office vollumfänglich agieren und reagieren.

Als wäre man direkt vor Ort

Die Nutzeroberfläche, also der elektronische Zugang zum virtuellen Bürgerbüro ist auf Bürger- und Behördenseite so einfach gestaltet, dass wenige Mausklicks zum Ziel führen. Für den Bürger beginnt der „Behördengang“ auf der Homepage des Amtes. Hier findet er eine Übersicht aller Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten. Im Landratsamt Regensburg sind bislang in fünf Fachbereichen Videokonferenzen möglich: bei Fragen zu Klimaschutzfördermöglichkeiten, Existenzgründung und Wirtschaftsförderung, Gartenkultur und Landespflege sowie Suchtberatung und Prävention. Zudem gibt es ein Virtuelles Landratsbüro. Im virtuellen Wartebereich erkennt der Besucher, ob die Fachstelle bzw. der gewünschte Ansprechpartner gerade frei ist oder wie viele Personen noch vor ihm warten. Der Mitarbeiter selbst kann schließlich per Mausklick den Besucher in sein virtuelles Büro einlassen.

Zugang, Sicherheit und Kosten

Der Nutzer braucht zum Eintritt in das virtuelle Bürgerbüro einen Computer, ein Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone, also ein Endgerät mit Mikrophon und Kamera. Die Lösung ist browserbasiert. Es muss also keine weitere Software heruntergeladen oder installiert werden. Die Lösung ist DSGVO-konform und für die Bürger kostenfrei. Auf Seiten der Behörde wird jetzt in die Anschaffung weiterer Laptops investiert, um die Flexibilität der Mitarbeiter bzw. der angebotenen Dienste auch vom Home-Office aus zu erhöhen. Auch vom dezentralen Arbeitsplatz aus kann der Sachbearbeiter weitere Fachkompetenzen wie einen Dolmetscher oder zum Beispiel einen IHK-Experten für Wirtschaftsförderung in die Konferenz einbinden oder per Chat einen Kollegen zu Rate ziehen, um eine Fachfrage schnell und nachhaltig im Sinne des Kunden zu klären.

Wo geht die Reise hin?

Bereits in den ersten Anwendungen hat sich das virtuelle Bürgerbüro als probates Mittel gegen den so genannten Bürgerstau erweisen. Corona-bedingte Nichterreichbarkeit der Sachbearbeiter oder lange Warteschlangen vor bzw. in den Ämtern können per Videokonferenz überwunden werden. Die nächsten Bausteine des Systems, die bereits in der Umsetzung sind, sind digitale Unterschriften und digitale Bezahlmöglichkeiten, Terminvereinbarungen. Jegliche Form von Konferenzen, beispielsweise auch Ausschuss- und Ratssitzungen oder Elternsprechstunden sind bereits heute möglich. Nicht nur denk-, sondern machbar ist die Form des virtuellen Dialoges zwischen Bürger und Fachstelle auch für Banken, Versicherungen und jegliche Art von Beratungsstellen. Unter Voraussetzung der kassenärztlichen Anerkennung wird der Einsatz auch für Arztpraxen und Kliniken möglich. Auch das Landratsamt Regensburg erwägt, weitere Fachbereiche per Videokonferenz zugänglich zu machen.


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