Am 28. Mai fällt der Startschuss zur Einführung der elektronischen Akte (eAkte) im Jobcenter Deggendorf. Alle eingehenden Dokumente werden ab sofort digitalisiert.
DEGGENDORF „Mit Einführung der elektronischen Aktenführung machen wir einen enormen Schritt hin zur papierarmen, digitalen und damit modernen Verwaltung. Dies steigert den Kundenservice und die Effizienz unserer Arbeit“, begrüßt Rainer Primbs, Geschäftsführer im Jobcenter Deggendorf, die Neuerung. Kunden können weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Vorhandene Akten und Dokumente werden nicht digitalisiert. Künftig eingehende Kundenpost wird eingescannt, computerlesbar gespeichert, weitgehend automatisch der eAkte zugeordnet und im Nachgang elektronisch bearbeitet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. „Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen“, erklärt Rainer Primbs. Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist. Weniger Lauf-, Such- und Transportwege führen zu schnellerer Bearbeitung. Außerdem ist die elektronische Akte die Basis weiterer kundenfreundlicher Online-Angebote. „Die internen Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend geschult, sodass wir loslegen können. Zugute kommt uns, dass die eAkte von der Bundesagentur für Arbeit (BA) in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen und etlichen anderen Jobcentern bereits eingesetzt wird und wir auf die Erfahrungswerte aufbauen können“, erläutert Geschäftsführer Rainer Primbs.
Einen wichtigen Hinweis gilt es für die Kunden zu beachten, die Post ans Jobcenter schicken: Bitte nur Originale einreichen, wenn man dazu konkret aufgefordert wird – ansonsten nur Kopien einreichen. Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet.
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