19.05.2020, 10:35 Uhr

Nebenkostenabrechnung: 8 von 10 Abrechnungen sind falsch


Jedes Jahr flattern Millionen Nebenkostenabrechnungen in deutsche Haushalte. Vermieter legen die Kosten um, die per Gesetz vom Mieter zu übernehmen sind. Doch viele Berechnungen sind fehlerhaft. Glaubt man den Stimmen von Mietern, scheinen die wenigsten Nebenkostenabrechnungen korrekt zu sein. Stimmt das?

Wie fehlerhaft sind Nebenkostenabrechnungen wirklich?

Das Unternehmen Mineko GmbH mit Sitz in Berlin hat seit 2014 über 55.000 Nebenkostenabrechnungen geprüft. Dabei sind Wohnungen und Gewerbeflächen vertreten. Die Zahlen und Fakten der auf die Prüfung von Mietnebenkosten spezialisierten Firma sprechen eine deutliche Sprache:

Im Rahmen ihrer Abertausenden Prüfungen haben sie Fehler in Höhe von mehr als 5 Millionen Euro gefunden und festgestellt, dass 81 % der zu Prüfungszwecken eingereichten Nebenkostenabrechnungen nicht korrekt sind. Wie kommt es zu diesen Fehler, was sind die häufigsten Fehlerquellen?

Nebenkosten belasten Haushaltskasse mit 30 Prozent

Jeder vierte Haushalt in Deutschland bezahlt mehr als 30 Prozent des Haushaltseinkommens für Nebenkosten. In Großstädten ist die Belastung in der Regel höher als auf dem Land wie in diesem Beitrag zu lesen ist. Je teurer eine Wohnung ist, desto mehr Geld geht logischerweise für die Nebenkosten raus. Durchschnittlich werden Mietwohnungen mit knapp 1500 € Nebenkosten jährlich belastet. Diese setzen sich aus den folgenden Positionen zusammen:

•Heizung

•Strom

•Warmwasser/Wasser

•Verbrauchskosten

•Hausmeisterkosten

•Wartungskosten

•Gartenpflege

•Schornsteinfeger

•Aufzug

•Gebäudeversicherung

•Müllabfuhr

•Grundsteuer

Bei einer durchschnittlichen Nebenkostenabrechnung über rund 1500 € pro Jahr liegt der gemittelte Fehler bei gut 220 €. Die Gründe liegen nicht etwa darin, dass Vermieter bewusst Unstimmigkeiten einbauen, sondern vielmehr die Komplexität der geltenden Vorschriften nicht durchschauen. Natürlich gibt es immer wieder Vermieter, die ihre Mieter bewusst abzocken, doch gesteuerte Manipulation ist eher selten. Unabhängig von der Motivation und den Gründen, die zu Fehlern in einer Abrechnung führen, sollten Mieter ganz genau prüfen, ob die Nebenkostenabrechnung stimmt. Folgende Fehlerquellen sind typisch:

1. Abrechnungsfristen nicht eingehalten

Zu den häufigsten Fehlern gehört das Fristversäumnis. Mieter können leicht prüfen, ob die eingereichte Nebenkostenabrechnung überhaupt noch für sie Geltung hat. Vermieter müssen nämlich nach § 556 (3) BGB spätestens nach Ablauf von zwölf Monaten, nachdem der Abrechnungszeitraum verstrichen ist, die Nebenkostenabrechnung erstellen und ihren Mietern aushändigen. Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung des Jahres 2018 muss bis zum 31.12.2019 vorliegen. Bekommt der Mieter sie erst am 1. Januar 2020, gehen dem Vermieter die Ansprüche an eine Nachzahlung verloren. Für Mieter aber gilt, dass eventuell zu viel gezahlte Nebenkosten zurückgefordert werden können. Deshalb sollte auch eine zu spät vorgelegte Nebenkostenabrechnung unbedingt geprüft werden, weil hier aufgrund von Fehlern ein möglicher Rückerstattungsanspruch verborgen liegt.

2. Rechenfehler wegen falscher Basisdaten

Üblicherweise ziehen Mieter nicht zum Stichtag 31. Dezember aus oder zum 1. Januar ein. Umzüge finden überwiegend während des laufenden Jahres statt. Bei der Kalkulation der Nebenkosten ergeben sich aus diesem Grund schnell Rechenfehler. Mieter sollten überprüfen, ob die Anzahl der zugrunde gelegten Tage mit der Realität übereinstimmt.

Auch ist eine beliebte Fehlerquelle die Höhe der geleisteten Vorauszahlung. Mieter sollten nachrechnen, ob die Angaben in der Nebenkostenabrechnung mit den getätigten Überweisungen übereinstimmen.

3. Unzulässige Belege angesetzt

Jeder Beleg, der in einer Nebenkostenabrechnung angesetzt wird, muss auf den Abrechnungszeitraum passen. Eine Rechnung, die auf das Jahr 2014 lautet, kann nicht in der Nebenkostenabrechnung 2015 angesetzt werden. Der Beleg gehört nicht in den Abrechnungszeitraum 2015 und muss demnach auch nicht bezahlt werden.

4. Verteilerschlüssel falsch

In Abhängigkeit von der Abrechnungsposition und der Vereinbarung im Mietvertrag werden Kosten entweder nach Wohnungsgröße, pro Haushalt, pro Person, nach Verbrauch oder Zeit aufgeteilt. Die Regel ist ein Umlageschlüssel bezogen auf die Fläche einer Wohnung.

Dachgeschosswohnungen mit Dachschräge und Mietwohnungen mit Balkonen und Wintergärten werden dabei häufig mit falschen Grundflächen angegeben. Falls das noch nicht geschehen ist, ist es ratsam, die Wohnung selbst nachzumessen. Wie richtig gemessen wird, ist hier zu lesen.

5. Unzulässige Betriebskosten angesetzt

Vermieter müssen sich an geltendes Recht, die Betriebskostenverordnung sowie an die Inhalte des Mietvertrags halten, wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht. Es gibt klare gesetzliche Regelungen, welche Nebenkosten Mieter bezahlen müssen und welche vom Vermieter zu tragen sind. Umlagefähig sind beispielsweise diese:

•Grundsteuer

•Wasser/Abwasser

•Heizkosten

•Reinigungs- und Wartungskosten

•Gartenpflege

•Hausmeisterkosten

•Versicherungen

•Sonstige Betriebskosten

Welche Positionen sich hinter dem Begriff „Sonstige Betriebskosten“ verbergen, muss im Mietvertrag explizit aufgeführt werden. Sind keine „Sonstigen Betriebskosten“ im Mietvertrag genannt, darf der Vermieter sie später nicht in Rechnung stellen.

Der Gesetzgeber hat noch etwas festgeschrieben: Vermieter müssen wirtschaftlich handeln. Dieser Begriff ist allerdings schwammig und es ist für Mieter schwierig nachzuweisen, dass ein Vermieter unwirtschaftlich handelt.

Ein Beispiel wäre, dass eine tägliche Reinigung des Treppenhauses durch einen externen Dienstleister unwirtschaftlich ist. Allerdings müssen Mieter einen Nachweis erbringen, wenn sie einzelne Positionen als unwirtschaftlich bzw. zu teuer einstufen. Geht es zum Beispiel um die Gartenpflege oder die bereits erwähnte Gebäudereinigung sollten sie Angebote einholen, die ihre Aussage stützen.

Kontrolle geht nur mit vollständigen Belegen

Jeder vierte Deutsche verzichtet lieber auf die Heizung als auf das Internet. Um nicht auch dazuzugehören ist es ratsam, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und sich zu viel gezahltes Geld wieder zurückzuholen. Wo genau sich häufig Fehler verbergen, haben die vorhergehenden Abschnitte erläutert. Damit Mieter eine Nebenkostenabrechnung prüfen können, gibt es zwei Möglichkeiten.

Eine Möglichkeit ist, eine Kopie der Belege anzufordern. Vermieter dürfen dafür die Kopierkosten in Rechnung stellen. Wenn Vermieter nicht kooperativ sind, lassen sie lediglich zu, dass Mieter Belege zur Einsicht erhalten. Das kann so aussehen, dass Mieter zu ihrem Vermieter nach Hause gehen und dort unter seiner Aufsicht Belege anschauen. Rein rechtlich gesehen ist die zweite Variante üblich.

Experten raten bei Einsichtnahme, die Belege zu fotografieren. Auf diese Weise wird es möglich, die Aufnahmen zu Hause in Ruhe zu prüfen oder sie einem Rechtsanwalt vorzulegen, wenn berechtigte Zweifel bestehen und Unsicherheit bezüglich der Richtigkeit der eigenen Prüfergebnisse.

Widerspruch einlegen

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter zwölf Monate für die Prüfung Zeit. Innerhalb dieser Zeit müssen sie auch ein Widerspruch einlegen. Den Widerspruch sollten sie schriftlich begründen. Ratsam ist die Zustellung per Einwurfeinschreiben, damit sie belegbar ist. Alternativ bietet sich die persönliche Übergabe im Austausch gegen eine Unterschrift des Vermieters an oder der Posteinwurf mit einem Zeugen. Damit der Vermieter später nicht auf die Idee kommt zu behaupten, der Umschlag sei leer gewesen, zeigen Mieter ihrem Zeugen den Inhalt und kleben in seinem Beisein den Briefumschlag zu. Ein Video des Vorgangs kann ebenfalls später zu Beweiszwecken hilfreich sein.

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