22.11.2016

Digitale Zukunft

Das papierlose Büro -
Warum es nicht ohne Papier geht

Papierloses Büro
Foto: Pixabay.com / © Picography
Schon lange ist das papierlose Büro in aller Munde. Doch alles deutet darauf hin, dass es noch für lange Zeit Utopie bleiben wird. Trotz Digitalisierung stieg der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier letztes Jahr um weitere 2,8 Prozent an. Insgesamt 258 Kilo Papier benötigt damit der durchschnittliche Bundesbürger in 2015.

Neben Küchenrolle, Taschentüchern, Toilettenpapier und Verpackungsmaterialien gehören dazu auch Druckerzeugnisse wie Zeitungen, Prospekte und normales Druckerpapier. All das findet sich auch in normalen Büros wieder. Doch auch wenn es darum geht, den Verbrauch an klassischen Print-Papieren zu reduzieren, stoßen Unternehmen an ihre Grenzen.


Die eigene Visitenkarte

Nicht zuletzt der eigene Ruf ist vom Papier abhängig. Die Qualität des gewählten Papieres bei Geschäftsbriefen, Visitenkarten oder Werbeprospekten spricht für oder auch gegen das Unternehmen. Ein labberiges Stück Papier wird mit einem geringen Wert verbunden und führt schnell zu einem schlechten Image.

Doch genau dies können sich Unternehmen nicht leisten. Die Konkurrenz schläft nicht und wer nicht mithalten kann, wird schon bald abgehängt. Die eigene Darstellung des Unternehmens kann nicht völlig digital ablaufen. Auf Kongressen, Messen und anderen dienstlichen Veranstaltungen muss die Option bestehen, seinem Gegenüber einen bleibenden Eindruck des Unternehmens zu vermitteln. Ein Unternehmen ohne Visitenkarte ist daher ein absolutes „No-Go“.

Und ebenso macht eine persönliche Einladung per Post mehr her, als eine Online-Einladung, die möglicherweise noch im Spam-Ordner landet. Selbiges gilt für andere wichtige Korrespondenzen. Wer etwas auf sich hält, nutzt für solche Anlässe Papier, und zwar hochwertiges.


Die Papiersorten im Büro

Brief
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Dokumente auf Papier haben eine ganz andere Wirkung als eine digitale Datei.
Foto: Pixabay.com / © jarmoluk
Es sind allerdings nicht nur die hochwertigen Papiersorten, die das papierlose Büro verhindern. Auch der alltägliche Verbrauch an Kopierpapier durch (Probe-)Ausdrucke, Kopien oder Notizen stirbt so schnell nicht aus. Ein Überblick über die verwendeten Papiersorten zeigt, was in einem Büro alles an Papier anfällt.

Für die eigene Reputation werden häufig Edel- und Strukturpapiere eingesetzt. Ob Visitenkarten, Werbeprospekte oder Flyer, das verwendete Papier weist übliche Kartonstärken zwischen 130 g/m² und 350 g/m² auf. Durch eine unter Umständen geriffelte Struktur entsteht ein haptischer Effekt, der zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugt. Der Grundgedanke bei der Verwendung solcher Edelpapiere liegt in der Vermittlung von Eleganz und Wertschätzung. Online Druckereien wie Print24 können hier eben solchen Papiersorten aufwarten die in der Regel sonst selten in Büro vorhanden sind. Eine ähnliche Wirkung soll mit hochwertigem Qualitätspapier erzielt werden. Dieses weist bei Farbdrucken eine bessere Druckqualität auf als Kopierpapier. Die Papierstärke liegt standardmäßig bei 80 g/m². Um einen besseren haptischen Effekt zu erzielen, wird oft eine Stärke von 100 g/m² verwendet. Der Anwendungsbereich umfasst wichtige Geschäftsbriefe, Verträge und unter Umständen auch Rechnungen und Einladungsschreiben.

Am bekanntesten ist das klassische Kopierpapier mit seinen 80 g/m². Da es im Vergleich zu den anderen Papiersorten günstig ist, findet es sich im Büro mit am häufigsten. Zum Einsatz kommt es unter anderem bei Probedrucken für Geschäftsbriefe, Ausdrucke für Handouts oder Serienbriefen. Aus Umweltgründen wird es immer öfter in Form von Recycling-Papier eingesetzt.


Der Umweltaspekt

Der Clou, aus Altpapier und Pappe wieder neues Papier herzustellen spart der Umwelt etwa zwei Drittel an Energie- und Wasserkosten ein. Dabei ist Recycling-Papier längst nicht mehr nur im früher typischen Ockerbraun erhältlich. Durch die Auswahl an Altpapier kann der Weißgrad des Recycling-Papiers mitbestimmt werden. Weißes Altpapier wird für qualitativeres, weißes Recyclingpapier verwendet während altes Zeitungspapier eher bei der Produktion von Recycling-Kartons Anwendung findet. Somit gehört die Verwendung von weißem Recyclingpapier heute zum Alltag.

Doch das Gefühl, etwas für die Umwelt getan zu haben, führt zu einem beruhigten Gewissen. Bei der Verwendung von umweltfreundlich hergestelltem Papier wird es oft nicht für nötig befunden, das Papier selber einzusparen. So ist die Nutzung von Recyclingpapier insgesamt zwar besser für die Umwelt, führt allerdings insgesamt dazu, dass nicht mehr Papier eingespart wird. Ein weiterer Punkt, der dem papierlosen Büro in naher Zukunft im Wege steht.


Wie sich Papier dennoch einsparen lässt

Papierstau
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Die Folge von Papierstau ist unnötiger Papierverbrauch.
Foto: Pixabay.com / © Bluesnap
Allerding bleibt Papier auch ein Kostenfaktor. Dies ist einer von vielen Gründen, warum sich die Idee eines papierlosen Büros hartnäckig in den Köpfen hält. Während es bei hochwertigem Papier um die eigene Reputation geht und hier von vorneherein weniger verschwenderisch mit Umgegangen wird, gibt es einige Strategien, den Papierverbrauch durch effiziente Nutzung zu reduzieren.

Neben dem Prinzip „Das richtige Papier für den richtigen Anlass“ hilft das Prinzip „Die richtige Papiersorte für die richtige Druckart“. Nicht jedes Papier ist gleichermaßen für die verschiedenen Druckarten geeignet. Eine schlechte Druckqualität führt zu unnötigen Mehrfachdrucken. Genauso kann das falsche Papier zu Papierstau im Drucker oder ein falscher Umgang zu Verunreinigung des Papieres führen.

Je nach Druckertyp -Laser- oder Tintenstrahl sollte die passende Papiersorte gewählt werden. Wird Papier für Laserdrucker für den Tintenstrahldrucker zweckentfremdet, muss mit einem stärkeren Verschmieren der Tinte gerechnet werden. Das hängt damit zusammen, dass das Papier für Laserdrucker weniger saugstark ist, wie das für Tintenstrahldrucker.

Ungeeignetes Papier kann aber auch Probleme beim Papier-Einzug machen und zu einem Stau führen. Ein Teil des Papiers wird dadurch oft unbrauchbar. Zudem kann durch eine regelmäßige Wartung und Kontrolle, der Drucker in Stand gehalten werden, so dass Druckergebnisse möglichst optimal erfolgen.

Wird glänzendes Papier eingesetzt, um ein höherwertiges Druckergebnis zu erzielen, sollte vorher die Verträglichkeit zum Laserdrucker getestet werden. Einige Papiersorten, beziehungsweise deren Beschichtungen, schmelzen unter der Wärmeentwicklung des Druckers und beschädigen so Drucker und Dokument.

Mit diesem Handeln lässt sich schon einiges an unnötigem Papier sparen. Und wenn Büros in Zukunft wohl nicht komplett papierfrei werden, ein weiteres Einsparen an Papier ist dennoch machbar.